5 Ventajas del Uso de la Informática para la Gestión Contable

El ámbito empresarial es uno de los sectores que se ha visto afectado por la utilización de esta nueva tecnología. Ha proporcionado una automatización integral del tratamiento de toda la información que manejan las empresas.

Constituye pues, una impresionante revolución que obliga a las empresas a adoptar nuevos métodos y medios de acción para ser capaces de tratar la gran cantidad de información interna y externa que manejan.

Podemos decir que la aplicación de la informática y, concretamente, determinados paquetes informáticos permite controlar, manejar y registrar fácilmente todas las operaciones comerciales y contables de las empresas.

Estos paquetes de gestión informatizados ofrecen una serie de ventajas frente a los procedimientos de registro y control tradicionales, basados, esencialmente, en procedimientos manuales.

1. Manejo de gran cantidad de información

Una buena aplicación va a ser capaz de registrar y controlar una cantidad de información que ni el mejor de los contables se atreveria a realizar por el método tradicional, aun contando con un buen grupo de ayudantes.

2. Gran rapidez de trabajo

Con respecto a esto, debemos decir que una de las razones que el profesional contable esgrimiria seria la cantidad de tiempo que necesitaría para realizar, registrar y comprobar todos los cálculos inherentes al proceso contable.

De hecho, las restricciones temporales, debido a la necesidad de procesar la información de manera casi inmediata, harían de este tipo de empresas un proyecto inviable, si todas estas operaciones se tuvieran que realizar sin la ayuda de una aplicación informática.

3. Reducción de errores contables y facilidad en su resolución

Un error puede ser fatal para el buen funcionamiento de la empresa (recuerda, por ejemplo, la importancia de una información contable fiable).

Con la utilización de los procesos tradicionales, se deben llevar a cabo una serie de controles, para asegurar que las operaciones se han realizado de manera correcta y que la información es absolutamente fidedigna.

En las aplicaciones informáticas de gestión se integran ya una serie de utilidades que te permiten detectar y resolver en cada momento los posibles errores, mucho antes de llegar al cierre contable.

4. Integración de la Información

Aunque no todas las aplicaciones informáticas de gestión tienen una integración total de la información contable, la mayoría sí que permiten registrar todas las operaciones contables de la empresa, desde una misma plataforma de usos.

Esta integración del registro de las operaciones contables permite que los movimientos registrados, en cualquier parte del paquete, sean inmediatamente transmitidos al resto del mismo, actualizando los ficheros necesarios. Gracias a esta actualización inmediata, la información que se produce es siempre una información integrada y actualizada de todas las operaciones de la empresa.

Esto deriva en una mayor rapidez y agilización en el desempeno del trabajo, evitando, por otro lado, errores y duplicaciones de datos en las distintas áreas de la empresa.

5. Reducción de Costos

Esta reducción de costos se consigue por dos vías:

• Menor necesidad de personal en el departamento de Contabilidad para realizar las mismas tareas (este personal puede ser redistribuido a otros departamentos, donde su trabajo aporta un mayor valor anadido a la empresa).
• Mayor cantidad de información disponible gracias a las aplicaciones informáticas de gestión, que hace que exista una mayor rapidez en la toma de decisiones (sobre todo operativas) y que estas se tomen en el momento adecuado, reduciendo de esa manera los costos por toma de decisiones equivocadas o fuera de plazo.